O processo de avaliação de desempenho precisa ser bem construído e fundamentado em cima do negócio e dos objetivos estratégicos da empresa.
O avaliador precisa estar preparado: precisa ser capaz de argumentar com fatos e exemplos sobre o desempenho do colaborador para alcançar os resultados pretendidos. Vale lembrar que a entrevista de avaliação de desempenho é um processo profundamente comportamental que exige habilidade, clareza e empatia do gestor ao se comunicar com o profissional para que consiga dar este feedback de forma assertiva e gerar concordância do avaliado diante de sua argumentação.
A principal intenção da entrevista é focar em como se pode potencializar o rendimento dos profissionais. Para isso o gestor deve reconhecer – com elogios, o desempenho assertivo e realinhar- através de orientação e exemplos, os comportamentos que estão defasados e/ou inadequados. Os gaps de desempenho que forem identificados deverão ser sanados através de um plano de ações de desenvolvimento.
Ao conduzir a entrevista, o avaliador deve respeitar todas as etapas do processo para que a avaliação de desempenho seja bem realizada e para que haja condições de se chegar ao final de maneira satisfatória, isto é, gestor e colaborador sentindo-se satisfeitos com o processo.
Para isso, você pode seguir uma espécie de roteiro:
ANTES DA ENTREVISTA
- Agende a entrevista com antecedência. Não agende a entrevista em horário de almoço ou final de expediente. Você deve abrir um espaço na sua agenda diária para essa realização.
- Prepare-se para a entrevista. Reveja a avaliação que fez do profissional, identificando seus pontos fortes e as áreas em que precisa melhorar.
- Liste algumas ações de desenvolvimento para colocar no PDI – plano de desenvolvimento individual do profissional.
- Prepare algumas “perguntas abertas” para fazer ao profissional, fazendo-o refletir sobre suas dificuldades de atuação.
- Certifique-se de que o profissional já realizou sua autoavaliação, preparando-se dessa forma para a sua entrevista.
- Durante a realização da entrevista, cuide para que não sejam interrompidos de nenhuma forma (telefones, celulares, pessoas entrando e interrompendo a entrevista, etc…).
DURANTE A ENTREVISTA
- Faça um quebra-gelo com o profissional, deixando-o à vontade. Lembre-se de cada profissional tem uma personalidade diferente e, portanto, o quebra-gelo deve ser diferenciado para cada colaborador.
- Busque entrar em sintonia com o profissional, através de um discurso amigável e descontraído. No primeiro momento da entrevista uma boa dica é certificar-se de que o profissional compreende os objetivos da avaliação de desempenho e a razão da entrevista devolutiva. Se ele não tiver conhecimento dos objetivos da avaliação, esse é o momento para deixar clara a finalidade desse programa.
- Enumere os pontos fortes do colaborador, reconhecendo seus comportamentos assertivos, apontando seu desenvolvimento na função e mostrando evidências de sua boa performance.
- Cheque os pontos de concordância com a autoavaliação do profissional. Veja em quais aspectos vocês concordam com os comportamentos assertivos.
- Cheque os pontos de discordância com a autoavaliação do profissional, identificando os gaps a serem analisados com relação à performance (entre a autoavaliação do funcionário e a avaliação que você fez). O que precisa ser melhorado? Em que pontos o colaborador foi mais rígido que o gestor?
- Apresente exemplos de fatos, situações e acontecimentos que evidenciem a sua avaliação para deixar registrado a sua percepção objetiva e real, demonstrando ao colaborador as falhas de sua atuação.
- Pergunte sempre pela opinião do profissional. ao apresentar os pontos fortes e os pontos fracos, Faça isso quantas vezes julgar necessário.
- Junto com o colaborador, identifique de dois a três pontos a serem corrigidos até a próxima avaliação.
- Em cima desses pontos, crie um PDI – plano de ações individuais (job rotation, estágios, treinamentos, coaching, entre outros) para a correção dos comportamentos que necessitam ser realinhados.
- Para cada ação estipulada, determine um prazo para o seu cumprimento e o responsável pela ação (RH, o gestor avaliador, o avaliado), ou seja, o que vai ser feito, quando vai ser feito e quem vai fazer.
FINAL DA ENTREVISTA
- Após a elaboração do plano, solicite que o colaborador faça seus comentários finais sobre a avaliação realizada. Se possível, saia da sala e deixe o colaborador a vontade para tecer seus comentários. O colaborador deve registrar na avaliação os seus pontos de concordância e discordância.
- Após a realização dos comentários do colaborador, agradeça a sua participação e empenho durante este último ano, colocando-se à disposição para trocar ideias a qualquer momento, sempre que for necessário.
A entrevista de avaliação de desempenho deve ter um impacto tanto para o entrevistador quando para o entrevistado. Deve ser aplicada de maneira continua e sistemática para manter performance dos profissionais sempre alinhados aos objetivos da empresa.
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